Корпоративный электронный архив документов ПАО «ММК»

Концепция построения Корпоративного Электронного Архива ПАО «ММК»

Общий обзор проблемы

Управление корпоративной информацией является критически важной задачей для успешной деятельности любой организации. Значительная и наиболее важная часть такой информации ─ административные, финансовые, юридические и другие документы, маркетинговые материалы, техническая и производственная документация ─ находится в слабоструктурированном виде.

Эффективное управление такой информацией подразумевает не только соответствующие организационные процедуры, но и требует использования информационных систем, поддерживающих эти процедуры и учитывающих специфику работы с ней.

Учитывая большой объем внешнего и внутреннего документооборота, обеспечивающего бизнес-процессы ПАО «ММК» можно выделить следующие возникающие при этом проблемы:

• Затраты времени на распространение бумажных документов, достаточно велики, что приводит к замедлению бизнес-процессов и снижению производительности труда.
• Значительная часть информации хранится или в бумажных архивах или сосредоточена только у ключевых сотрудников, что, с одной стороны, не является эффективным при поиске или при принятии решений, с другой – создает опасность потери этой информации.
• Хранение документов в бумажном виде приводит к неэффективному использованию площадей и проблемам при восстановлении испорченных или утерянных документов.
• Отдельные электронные базы документов в различных ИС являются разнородными, разрозненными и несовместимыми между собой.
• Распределённое хранение документов усложняет контроль за её использованием, разграничение доступа и защиту информации.

Данные проблемы могут быть решены созданием корпоративного электронного архива документов ПАО «ММК», позволяющего повысить эффективность существующих бизнес-процессов без их кардинального изменения.

Цели и задачи системы

Целями создания системы «Электронный архив документов ПАО «ММК» являются:

• Создание надежного долговременного хранилища электронных документов.
• Создание условий для эффективности документооборота и бизнес-процессов ПАО «ММК».
• Повышение производительности труда работников ПАО «ММК» при работе с документами за счет предоставления своевременного, удобного и безопасного доступа к документам, необходимым для эффективного выполнения функций.
• Расширение возможностей КИС за счет выполнение функций, связанных с обработкой документов, реализация которых в КИС нерациональна или трудоемка.

Основными задачами создания Электронного Архива ПАО «ММК» являются:

• Обеспечение быстрого поиска и исключение потерь оригиналов документов;
• Максимальная автоматизация обработки документов;
• Обеспечение унификации доступа к документам – работа с электронным документом из единого интерфейса вне зависимости от вида и формата оригинала документа;
• Перевод потока всех входящих бумажных оригиналов документов в электронный вид, переход на полностью безбумажную технологию обработки документов;
• Направление ссылок на электронные документы в ЭА вместо собственно документов;
• Интеграция ЭА с КИС и другими используемым в ПАО «ММК» информационными системами, приложениями и базами данных.

Реализация системы

Одно из основных требований к Электронному архиву — это его интеграция с КИС и другими информационными системами ПАО «ММК». На рисунке показано место Электронного архива документов в информационной системе ПАО «ММК».